Organització d’esdeveniments: 6 tips a tenir en compte per guanyar visibilitat

A l’hora d’organitzar un esdeveniment la planificació és clau. Fa uns dies vam parlar de les accions que s’haurien de portar a terme abans de la posada en escena. Avui, parlem del que hem de tenir en compte per tal de donar visibilitat al nostre esdeveniment. Aqui teniu 6 tips:

 

1.  Coordinació entre l’equip intern en tot moment

Tots els membres de l’equip han d’estar coordinats amb la resta. És molt important que cada un tingui molt clares les seves funcions i les realitzi, però sempre de forma coordinada amb la resta de membres per tal d’anar informant sobre les actualitats i saber com avancen tots els temes de l’acte.

 

2. No perdis de vista els VIPS, els influencers i la premsa

La visibilitat dels esdeveniments augmenta si hi assisteixen personalitats. Per aquest motiu, la relació amb les institucions perquè vinguin figures públiques i la relació amb empreses privades o personalitats és una tasca més en un esdeveniment.

Per altra banda, l’assistència de la premsa és clau per la difusió de l’esdeveniment. A part de la convocatòria de periodistes i influencers, també és convenient convidar a l’acte persones rellevants en el món de la comunicació per estrènyer el vincle amb l’entitat organitzadora.

 

3. Programa els comunicats de premsa i missatges de les xarxes socials

La redacció de la nota i la convocatòria de premsa són part rellevant per informar de l’acte i donar-li la màxima difusió a través dels mitjans de comunicació.

L’estratègia de gabinet de premsa sol diferenciar-se en el procés previ a l’esdeveniment, que és clau per atraure l’atenció dels periodistes; i el procés del mateix dia de l’acte, en què recomanem fer un recordatori als periodistes i enviar una nota informativa anticipadament, perquè puguin tractar la informació amb previsió, sobretot si aquest se celebra el vespre.

Pel que fa a les xarxes socials, tot el que es pugui retransmetre en directe de l’acte (Facebook Live, Periscope, Instagram Stories...), donarà valor afegit. A més a més, pots tenir programats diverses publicacions que t’ajudin a descarregar feina durant l’esdeveniment.

 

4. Sitting: saps què és la taula de pànic?

En el cas en què l’esdeveniment tingui un format amb taules, sempre hi haurà la dificultat de fer el sitting. El que primer has de saber és que el protocol marca els amfitrions i les principals autoritats. A partir d’aquí ja podràs fer la resta de taules, que comporta les dues principals dificultats:

Distribuir els convidats de manera equitativa tenint en compte les seves relacions personals i els seus interessos.

Estar pendent de la llista de convidats fins a l’últim moment. En aquest cas, et recomanem comptar amb la que nosaltres anomenem taula de pànic. És una taula que no té cap convidat associat per a tenir marge i col·locar a la gent que vingui a última hora, de manera que resols qualsevol imprevist amb el sitting.

 

5. Anticipa el dia D

La logística d’un esdeveniment és complexa i no és gens recomanable deixar tasques que es puguin fer abans pel mateix dia de la celebració. Un dels exercicis que es pot fer per evitar això és marcar-se el dia anterior com si ja fos el dia de l’acte, de manera que el dia D només sigui per executar el que toca, més imprevistos.

 

6. Que la sort t’acompanyi!

Si has complert tots els passos anteriors ja hi tens molt de guanyat. Només ens queda desitjar-te sort. Esperem que faci bon temps, que vingui tothom, que els mitjans de comunicació hi assisteixin, que no hi hagi cap accident i que l’esdeveniment sigui tot un èxit!